Eingangsrechnungen: Erfassung, Belegerkennung und Freigabe
Belege hochladen oder per Postfach empfangen, automatisch auslesen lassen, im Vier-Augen-Prinzip freigeben, als SEPA- oder pain.001-Datei bezahlen und kontieren.
Zuletzt aktualisiert: Inhaltlich verantwortlich: Hamza Mehmalat, Geschäftsführer Ouhud GmbH
Wege in die Anwendung
- Upload unter Eingangsrechnungen → Neu (PDF, Bild, XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei)
- E-Mail-Postfach (Einstellungen → Posteingang): Rechnungen, die an eine definierte Adresse gehen, werden automatisch importiert
- Peppol-Empfang über die konfigurierten Netzwerke
Belegerkennung
XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden exakt aus der XML gelesen. PDFs und Bilder werden per Belegerkennung ausgelesen (lokal betriebene KI, kein externer Cloud-Dienst). Unsichere Felder sind markiert und müssen bestätigt werden. Doppelte Rechnungsnummern desselben Lieferanten werden erkannt.
Vier-Augen-Prinzip
Jede importierte Rechnung landet im Status Eingegangen. Eine zweite Person mit entsprechender Rolle gibt sie zur Zahlung frei oder lehnt sie mit Begründung ab. Jeder Schritt steht im Audit-Log. Die Freigaberegeln (Betragsgrenzen, Pflicht-Freigeber) legst du unter Einstellungen → Freigabe fest.
Zahlung
Freigegebene Rechnungen lassen sich als SEPA-Datei (pain.001) oder Schweizer pain.001 exportieren und in das Online-Banking hochladen. Nach dem Bankabgleich wechselt der Status auf Bezahlt.
Buchhaltung
Kontierung (Konto, Kostenstelle) je Position; der DATEV- bzw. Treuhand-Export übernimmt die Werte.