XRechnung erstellen, validieren und versenden

Was E-Reschnung erzeugt

Eine XRechnung in der Version 3.0.2 als UBL-XML-Datei nach EN 16931. Die Datei enthält alle Rechnungsdaten in strukturierten Feldern (Beteiligte, Positionen, Steuern, Zahlungsangaben) und kann von Behörden- und Unternehmenssystemen automatisch verarbeitet werden.

Pflichtangaben

• Vollständige Absenderdaten inkl. Steuernummer oder USt-IdNr. (Einstellungen → Firmendaten)
• Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail in den Firmendaten: die XRechnung-Regeln BR-DE-2, BR-DE-5, BR-DE-6 und BR-DE-7 verlangen einen Verkäuferkontakt; ohne ihn lehnt der KoSIT-Validator ab
• Kunde mit Adresse und Land
• Für Behörden: Leitweg-ID im Kundenstamm oder im Feld „Buyer Reference“ der Rechnung
• Zahlungsangaben (IBAN) und Fälligkeitsdatum
• Je Position: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz oder Steuerkategorie (z. B. „AE“ für Reverse Charge)

Die Rechnungsprüfung zeigt fehlende Pflichtfelder vor dem Export an.

Validieren

Mit Offiziell validieren läuft die Rechnung durch das KoSIT-Prüftool, dasselbe Werkzeug, das Rechnungseingangsplattformen wie ZRE und OZG-RE verwenden. Fehler werden mit der betroffenen Regel angezeigt. Erst eine fehlerfreie Validierung garantiert die Annahme.

Versenden

• Per E-Mail mit XML- und optional PDF-Anhang direkt aus der Rechnung
• Über Peppol (Einstellungen → Netzwerke), wenn der Empfänger eine Peppol-ID hat
• Upload auf dem Portal der Behörde (ZRE/OZG-RE), falls dort vorgeschrieben. Danach in der Rechnung Als versendet buchen wählen: die Rechnung wird unveränderbar, Zahlungseingang und Mahnwesen laufen wie beim E-Mail-Versand.

Häufige Ablehnungsgründe